Để đặt hàng gốm sứ xuất khẩu, Xưởng Gốm Xuất Khẩu chúng tôi đã xây dựng một quy trình 7 bước chuyên nghiệp và minh bạch. Quy trình này bao quát toàn diện từ khâu tiếp nhận yêu cầu cho đến khi giao hàng và hoàn tất thủ tục hải quan. Mục tiêu là giúp đối tác quốc tế dễ dàng theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa chi phí hiệu quả.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu & Tư vấn sơ bộ
Bước đầu tiên của quy trình là khách hàng liên hệ đến xưởng và cung cấp thông tin cơ bản bao gồm hình ảnh mẫu hoặc bản vẽ thiết kế (file 3D/CAD), kích thước, dung tích mong muốn, yêu cầu về màu men, số lượng dự kiến và thị trường muốn xuất khẩu.
Dựa trên những thông tin này, đội ngũ của chúng tôi sẽ phân tích và tư vấn về tính khả thi của sản phẩm. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ đề xuất các lựa chọn về loại đất, loại men và phương pháp chế tác tối ưu để vừa đảm bảo chất lượng, vừa phù hợp với ngân sách của bạn.
Bước 2: Báo giá & Đàm phán
Sau khi thống nhất các thông tin kỹ thuật sơ bộ, Xưởng Gốm Xuất Khẩu sẽ tiến hành lập bảng báo giá chi tiết và gửi cho khách hàng. Bảng báo giá này không chỉ đơn thuần là giá trên mỗi sản phẩm, mà còn phân tích rõ ràng từng hạng mục chi phí.
Cụ thể, báo giá sẽ bao gồm: giá thành sản phẩm, chi phí làm khuôn mẩu (nếu là thiết kế mới), chi phí đóng gói tiêu chuẩn, và giá theo các điều kiện giao hàng khác nhau như EXW (giá tại xưởng), FOB (Free On Board), hoặc CIF (Cost, Insurance, and Freight) theo quy định Incoterms 2020. Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá sẽ giúp bạn chuẩn bị thông tin đầy đủ và đàm phán hiệu quả hơn.
Bước 3: Sản xuất mẫu & Duyệt mẫu
Đây là giai đoạn quan trọng để biến ý tưởng và bản vẽ thành sản phẩm vật lý. Dựa trên thiết kế đã chốt, xưởng sẽ tiến hành tạo khuôn mẩu và sản xuất mẫu thử đầu tiên. Mẫu này là cơ sở để đánh giá toàn diện về hình dáng, kỹ thuật và tính thẩm mỹ.
Xưởng sản xuất mẫu thực tế để khách hàng xem qua trước khi sản xuất số lượng lớn
Mẫu vật lý sau đó sẽ được gửi trực tiếp đến cho khách hàng để kiểm tra và cảm nhận thực tế về trọng lượng, độ dày, màu men và chất lượng hoàn thiện. Khách hàng sẽ đưa ra phản hồi, và xưởng sẽ tiến hành chỉnh sửa (nếu có) cho đến khi đạt được sự hài lòng tuyệt đối. Mẫu cuối cùng được khách hàng phê duyệt sẽ được niêm phong bằng chữ ký, làm tiêu chuẩn đối chiếu cho toàn bộ lô hàng sản xuất sau này.
Hơn nữa, nếu đơn hàng yêu cầu các chứng nhận an toàn cụ thể, chúng tôi sẽ chủ động gửi mẫu này đến các phòng thí nghiệm độc lập uy tín như SGS hoặc Intertek để kiểm định và lấy chứng nhận (ví dụ: FDA, REACH, California Prop 65).
Bước 4: Ký kết hợp đồng & Đặt cọc
Sau khi mẫu cuối cùng được phê duyệt, hai bên sẽ tiến hành chốt lại toàn bộ các điều khoản thương mại. Các điều khoản này bao gồm: số lượng sản phẩm chính thức, thời gian giao hàng dự kiến, tiêu chuẩn chất lượng dựa trên mẫu đã duyệt, quy cách đóng gói chi tiết và điều khoản thanh toán.
Toàn bộ các thỏa thuận sẽ được thể hiện rõ ràng trong Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) hoặc Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Đây là văn bản pháp lý quan trọng, ràng buộc trách nhiệm của cả bên bán và bên mua, đảm bảo quyền lợi cho cả hai.
Để chính thức khởi động đơn hàng, khách hàng sẽ tiến hành thanh toán tiền đặt cọc. Mức cọc thông thường dao động từ 30% – 50% tổng giá trị đơn hàng. Sau khi nhận được thanh toán, xưởng sẽ lên kế hoạch vật tư và lịch sản xuất hàng loạt.
Bước 5: Sản xuất hàng loạt & Kiểm soát chất lượng (QC)
Dây chuyền sản xuất hàng loạt sẽ chính thức khởi động ngay sau khi nhận được khoản tiền cọc theo hợp đồng. Toàn bộ quy trình sản xuất gốm sứ xuất khẩu đều tuân thủ nghiêm ngặt theo các thông số kỹ thuật của mẫu đã được niêm phong để đảm bảo sự đồng nhất tuyệt đối.
Sản xuất gốm sứ theo đơn hàng tại xưởng
Quy trình kiểm soát chất lượng được chúng tôi áp dụng xuyên suốt và chặt chẽ trên toàn bộ dây chuyền. Việc kiểm tra được thực hiện từ khâu chọn lọc nguyên liệu thô, tạo hình, nung sơ, tráng men cho đến khâu nung hoàn thiện cuối cùng.
Hệ thống QC đa tầng này giúp chủ động sàng lọc và loại bỏ các sản phẩm lỗi ngay từ sớm, đảm bảo tỷ lệ hàng đạt chuẩn ở mức cao nhất. Đồng thời, khách hàng sẽ được cập nhật thường xuyên về tiến độ sản xuất thông qua hình ảnh và video thực tế từ xưởng.
Bước 6: Đóng gói tiêu chuẩn xuất khẩu & Hun trùng
Khi sản phẩm đã hoàn thiện và vượt qua vòng kiểm định chất lượng cuối cùng, chúng sẽ được chuyển sang khâu đóng gói. Hàng hóa được đóng gói cẩn thận bằng bao bì chuyên dụng, thường là thùng carton 5-7 lớp, có xốp định hình hoặc vách ngăn giấy để đảm bảo an toàn tối đa.
Sau đó, các thùng hàng sẽ được xếp ngay ngắn lên pallet gỗ, quấn màng PE và đai kiện chắc chắn. Một bước bắt buộc đối với hàng hóa sử dụng pallet gỗ là hun trùng để diệt trừ mối mọt, đáp ứng tiêu chuẩn kiểm dịch thực vật của hầu hết các quốc gia nhập khẩu.
Bước 7: Giao hàng, Làm thủ tục & Quyết toán
Dựa trên điều khoản giao hàng đã thống nhất, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng đặt tàu (book tàu) và điều phối container về tận xưởng để đóng hàng. Quy trình đóng hàng vào container được giám sát chặt chẽ để tối ưu không gian và đảm bảo an toàn.
Tiếp theo, xưởng sẽ tiến hành làm các thủ tục hải quan xuất khẩu cần thiết, xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) nếu cần để khách hàng được hưởng ưu đãi thuế quan. Toàn bộ bộ chứng từ gốc, bao gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), và Vận đơn (Bill of Lading), sẽ được gửi cho khách hàng.
Sau khi nhận được bản sao của bộ chứng từ, khách hàng sẽ thanh toán phần tiền còn lại. Chúng tôi luôn duy trì liên lạc và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh cho đến khi hàng cập cảng đích an toàn.
Câu hỏi thường gặp khi đặt hàng tại xưởng
Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến mà chúng tôi thường nhận được từ các đối tác quốc tế, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình làm việc.
Thời gian thực hiện dự kiến là bao lâu?
Thời gian thực hiện một đơn hàng gốm sứ xuất khẩu được chia thành các giai đoạn sau:
- Thời gian làm mẫu: Từ 7 – 10 ngày nếu sử dụng khuôn có sẵn, và 15 – 20 ngày nếu phải tạo khuôn mới theo thiết kế riêng.
- Thời gian sản xuất hàng loạt: Dao động từ 30 – 45 ngày, tùy thuộc vào số lượng, độ phức tạp của sản phẩm và lịch sản xuất tại xưởng.
- Thời gian vận chuyển đường biển: Tùy thuộc vào cảng đích, ví dụ đi Mỹ khoảng 25-35 ngày, đi châu Âu 30-40 ngày, đi Nhật Bản/Hàn Quốc 7-10 ngày.
Yêu cầu về Số lượng tối thiểu và Điều khoản thanh toán ra sao?
Về số lượng tối thiểu, chúng tôi thường áp dụng mức 1.000 – 3.000 sản phẩm/mẫu để tối ưu chi phí sản xuất. Tuy nhiên, Xưởng Gốm Xuất Khẩu có chính sách linh hoạt, sẵn sàng hỗ trợ số lượng thấp hơn cho các đơn hàng chạy thử của khách hàng mới.
Về điều khoản thanh toán, hai phương thức phổ biến nhất là:
- T/T (Telegraphic Transfer): Đặt cọc 30% khi ký hợp đồng, 70% còn lại thanh toán khi nhận được bản sao Vận đơn.
- L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng không thể hủy ngang (Irrevocable L/C at sight), thường áp dụng cho các đơn hàng giá trị lớn để đảm bảo an toàn tối đa cho cả hai bên.
Tỷ lệ hao hụt và rủi ro bể vỡ trong quá trình vận chuyển thì xử lý ra sao?
Chúng tôi áp dụng quy cách đóng gói chống sốc nhiều lớp theo tiêu chuẩn xuất khẩu, giúp kiểm soát tỷ lệ bể vỡ do vận chuyển luôn ở mức dưới 2%. Trong trường hợp xảy ra vỡ hỏng do lỗi đóng gói từ phía xưởng, chúng tôi cam kết sẽ bù hàng vào đơn hàng tiếp theo hoặc hoàn lại tiền cho số sản phẩm bị ảnh hưởng.
Nếu tôi cần hàng gấp, xưởng có thể đẩy nhanh tiến độ không?
Chúng tôi hoàn toàn có thể linh động điều chỉnh và ưu tiên sản xuất cho các đơn hàng gấp. Tuy nhiên, việc này còn phụ thuộc vào tình trạng của dây chuyền sản xuất tại thời điểm bạn đặt hàng. Vui lòng trao đổi trực tiếp với đội ngũ kinh doanh của chúng tôi để có phương án tốt nhất.
Trên đây chỉ là những thắc mắc cơ bản nhất khi doanh nghiệp bắt đầu quy trình đặt hàng gia công tại xưởng. Để tìm hiểu sâu hơn về các thủ tục thông quan, chứng từ hải quan hay quy định kiểm định khắt khe của từng thị trường, mời quý đối tác tham khảo thêm tại bài viết Hỏi Đáp Thường Gặp Về Xuất Khẩu Gốm Sứ Bát Tràng (FAQ). Việc nắm rõ hệ thống thông tin này sẽ giúp bạn hoàn toàn chủ động và tự tin trong mọi giao dịch thương mại quốc tế.
Việc nắm rõ 7 bước trên không chỉ giúp bạn chủ động hơn trong việc đặt hàng mà còn giảm thiểu rủi ro, đảm bảo nhận được lô hàng gốm sứ Bát Tràng xuất khẩu đúng chất lượng và tiến độ. Hãy bắt đầu dự án của bạn ngay hôm nay. Liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Xưởng Gốm Xuất Khẩu để nhận tư vấn và báo giá chi tiết nhé!